<>

URZĄD MIASTA PIEKARY ŚLĄSKIE

 

NAZWA KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ :

Biuro Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych

 

NR KARTY : BED.1611.16.2019

 

TYTUŁ KARTY/NAZWA PROCEDURY : UDOSTĘPNIENIE DANYCH Z REJESTRU MIESZKAŃCÓW i REJESTRU PESEL   

 

OGÓLNY OPIS :

  1. Dane z rejestru mieszkańców i rejestru PESEL udostępnia się, jeżeli są one niezbędne do realizacji ustawowych zadań:

a.     organom administracji publicznej, sądom, prokuraturze;

b.    Policji, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służbie Więziennej, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Służbie Celno-Skarbowej, Żandarmerii Wojskowej, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Ochrony Państwa, Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu, Szefowi Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych, organom wyborczym i strażom gminnym (miejskim);

c.     komornikom sądowym – w zakresie niezbędnym do prowadzenia postępowania egzekucyjnego;

d.    państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom -  w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych określonych w odrębnych przepisach;

e.     Polskiemu Czerwonemu Krzyżowi, w zakresie danych osób poszukiwanych.

  1. Dane te mogą być także udostępnione:
    1. Osobom i jednostkom organizacyjnym — jeżeli wykażą w tym interes prawny.
    2. Jednostkom organizacyjnym w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osób, których dane dotyczą.
    3. Innym osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą interes faktyczny w otrzymaniu danych i za zgodą osób, których dane dotyczą.
    4. podmiotom odpowiedzialnym za system identyfikacji elektronicznej oraz podmiotom wydającym środki identyfikacji elektronicznej w systemie identyfikacji elektronicznej zgodnie z ustawą dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej w celu wydania środka identyfikacji elektronicznej.
    5. W tej samej sprawie wniosek o udostepnienie danych może zostać złożony wyłącznie do jednego organu dowolnej gminy.
  2. Dane jednostkowe udostępnia się na pisemny wniosek. (przez dane jednostkowe rozumie się informacje uzyskane z rejestrów, dotyczące jednej osoby lub imion i nazwisk wszystkich osób zameldowanych pod jednym adresem). Wnioskodawca jest obowiązany wskazać przepis prawa, na podstawie którego występuje z żądaniem. Jeżeli żądanie udostępnienia danych nie wynika wprost z przepisów prawa, należy przedstawić wiarygodną potrzebę posiadania danych lub załączyć dokument, z którego wynika obowiązek wskazania danych osoby (np. wezwanie sądowe, postanowienia i decyzje innych organów). We wniosku trzeba również wskazać dane osoby.
  3. Wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru PESEL można złożyć w dowolnym organie gminy na terenie kraju.
  4. Nie udostępnia się danych jednostkowych z rejestru PESEL podmiotom publicznym, którym wydana została decyzja administracyjna zezwalająca na dostęp do rejestru PESEL za pomocą urządzeń teletransmisji danych (tzw. decyzja teletransmisyjna). Dane z rejestru PESEL podmioty te uzyskiwać mogą wyłącznie samodzielnie w ramach posiadanego dostępu do rejestru PESEL w trybie teletransmisji danych.

WYMAGANE DOKUMENTY :

a)     wypełniony formularz wniosku;

b)    dowód wniesienia opłaty - w przypadku udostępniania danych odpłatnie;

c)     do wglądu:

   -  dowód osobisty osoby lub paszport; w sytuacji składania wniosku w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym  (za pośrednictwem PeUP), dostarczenie dokumentu tożsamości do wglądu nie jest wymagane;

   -  dokument uzasadniający udzielenie informacji (np. wezwanie do sądu

      celem usunięcia braków, wezwanie komornika itp.);

d)    pełnomocnictwo - w przypadku ustanowienia pełnomocnika (oryginał lub urzędowo potwierdzona kopia) wraz z dowodem uiszczenia stosownej opłaty.

 

SPOSÓB DOSTARCZENIA DOKUMENTÓW :

1.     Wymagane dokumenty należy złożyć bezpośrednio w urzędzie w godzinach jego pracy.

Dokumenty należy składać w budynku Urzędu Miasta przy ul. Bytomskiej 92, Biuro Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych – pokój nr 01 lub 02 (parter). Godziny urzędowania: poniedziałek 7:30 - 17:00, wtorek - czwartek 7:30 - 15:30, piątek 7:30 - 14:00.

2.     Przesłać drogą elektroniczną przy pomocy skrzynki kontaktowej PeUP - opatrując dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

3.     Przesłać pocztą tradycyjną (dla celów dowodowych zaleca się przesłanie listem poleconym).

4.     Dokumenty do wglądu należy przedstawić:

a.     W sytuacji bezpośredniego kontaktu z urzędem - przy składaniu wniosku.

b.    W sytuacji korzystania ze skrzynki PeUP lub drogi pocztowej - dostarczyć bezpośrednio do urzędu, jako uzupełnienie wcześniej przesłanego wniosku lub przesłać pocztą.

5.     W przypadku braków formalnych w dostarczonych dokumentach Zgłaszający zostanie pisemnie wezwany do ich uzupełnienia w terminie 7 dni.

 

WYKORZYSTANIE SKRZYNKI KONTAKTOWEJ PeUP oraz e-formularzy :

  1. W celu skorzystania z elektronicznej drogi wymiany dokumentów należy posiadać założoną skrzynkę kontaktową i być zalogowanym.
  2.  Niżej przedstawiamy zalecaną kolejność działań w celu wysłania dokumentów drogą elektroniczną:

- wykonaj logowanie oraz wypełnij formularz (ikonka – Edytuj dokument);

- podpisz dokument opatrując go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (ikonka – Podpisz dokument lub Podpisz dokument przez ePUAP);

- wyślij dokument do urzędu drogą elektroniczną (ikonka – Wyślij dokument).

 

OPŁATY :

1/ Opłata za udostępnienie danych jednostkowych w wysokości 31 zł., należy ją wpłacić w budynku Urzędu Miasta w Piekarach Śląskich ul. Bytomska 84, pokój nr 01 (parter); opłatę można również wnieść na konto bankowe:

PKO Bank Polski SA Urząd Miasta Piekary Śląskie

15 1020 2313 0000 3002 0556 3541

Termin wniesienia opłaty: najpóźniej w dniu składania wniosku.

2/ Opłata skarbowa w wysokości 17 zł. - za złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii. 
Z opłaty zwolnione są pełnomocnictwa udzielane: małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej.

Termin wniesienia opłaty: najpóźniej w dniu składania pełnomocnictwa.

Opłatę w wymaganej wysokości należy wpłacić w budynku Urzędu Miasta w Piekarach Śląskich ul.Bytomska 84, pokój nr 01 (parter); opłatę można również wnieść na konto bankowe:

PKO Bank Polski SA Urząd Miasta Piekary Śląskie

08 1020 2313 0000 3802 0556 3566

 

Godziny urzędowania kasy:

 

poniedziałek 7:30 – 16:30

wtorek – czwartek 7:30 – 15:00

piątek 7:30 – 13.30

 

TERMINY I SPOSÓB ZAŁATWIENIA SPRAWY :

1/ Niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni, następuje udostępnienie danych lub decyzja  

o odmowie udostępnienia. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin ten może ulec wydłużeniu do 2 miesięcy.

2/ Odmowa udostępniania danych może nastąpić, jeżeli udostępnienie danych spowodowałoby naruszenie dóbr osobistych osoby, której dane dotyczą.

3/ Udostępnienie danych następuje w formie odpowiadającej złożonemu wnioskowi.

 

INFORMACJE NA TEMAT PRZEBIEGU SPRAWY :

Biuro Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych ul. Bytomska 92 pokój nr 01 lub 02 - parter. Numer telefonu: (32) 77 61 470 , (32) 39 39 324 i (32) 39 39 317;  faks: (32) 287 22 69. Godziny urzędowania: poniedziałek 7:30 - 17:00, wtorek - czwartek 7:30 - 15:30, piątek 7:30 - 14:00.

 

TRYB ODWOŁAWCZY :

Od decyzji organu I instancji w terminie 14 dni od jej doręczenia przysługuje odwołanie do Wojewody Śląskiego w Katowicach, za pośrednictwem organu, który to rozstrzygnięcie wydał.

 

SKARGI I WNIOSKI :

Skargi i wnioski związane z pracą urzędu można składać na jeden z poniższych sposobów:

  1. przy pomocy formularza elektronicznego Skarga lub Wniosek dostępnego w dziale Inne na stronie www.sekap.pl,
  2. przesłać drogą elektroniczną na adres e-mail um@piekary.pl lub przesłać drogą elektroniczną przy pomocy skrzynki kontaktowej PeUP:

- podpisując dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym,

  1. przesłać pocztą tradycyjną,
  2. złożyć osobiście w urzędzie w godzinach jego pracy - Urząd Miasta Piekary Śląskie              ul. Bytomska 84 lub ul. Bytomska 92 – Punkt Informowania Mieszkańców – parter,

numer telefonu: 32 77 61 430 i 32 39 39 364, godziny urzędowania : poniedziałek 7:30 – 17:00, wtorek – czwartek 7:30 – 15:30, piątek 7:30 – 14:00.

 

Skargi i wnioski przyjmuje Prezydent Miasta lub upoważniona osoba w każdy poniedziałek od 13:00 - 17:00; numer telefonu: (32) 39 39 358.

 

Skargi i wnioski są wolne od opłat.

 

PODSTAWA PRAWNA :

  • Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności;
  • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2017 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców oraz rejestru PESEL;
  • Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 21 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych po wykazaniu interesu faktycznego.

 

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH:

 

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych
na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności)

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA

Administratorami są:

1.     Prezydent Miasta Piekary Śląskie z siedzibą przy ul. Bytomskiej 84, 41-940 Piekary Śląskie, tel. +48 (32) 39-39-411 (sekretariat), bip.piekary.pl., w zakresie rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz prowadzenia i przetwarzania danych w rejestrze mieszkańców oraz przechowywanej przez Prezydenta Miasta dokumentacji pisemnej;

2.     Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za nadawanie numeru PESEL oraz utrzymanie i rozwój rejestru PESEL;

3.     Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitych zasad postępowania w kraju w zakresie ewidencji ludności oraz zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do rejestru PESEL.

DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

Z administratorem – Prezydentem Miasta Piekary Śląskie można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora, poprzez wiadomość e-mail: um@piekary.pl lub poprzez skrzynkę ePUAP: /urz/SkrytkaESP.

 

Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

 

Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować poprzez adres mail iod@mswia.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/web/mswia/formularz-kontaktowy lub pisemnie na adres siedziby administratora.

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH

Administrator –Prezydent Miasta Piekary Śląskie wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email: dane.osobowe@piekary.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

 

Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych,                  z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl,              lub pisemnie na adres siedziby administratora.

 

Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

 

Z każdym z wymienionych inspektorów ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, które pozostają                    w jego zakresie działania.

CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA

Pani / Pana dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia              27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (dalej: RODO)              w związku z przepisem szczególnym ustawy:

·          przez Prezydenta Miasta Piekary Śląskie  - w celu wprowadzenia Pani/Pana danych do rejestru PESEL, udostępniania z niego Pani/Pana danych oraz prowadzenia rejestru mieszkańców – na podstawie art. 6a, art. 10, art. 11 oraz art. 50 ust. 1 pkt 2 ustawy o ewidencji ludności;

·          przez Ministra Cyfryzacji i Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji – w celu prowadzenia ewidencji ludności na terenie Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjnoprawny osób fizycznych wprowadzanych do rejestru PESEL – na podstawie art. 2, art. 5 ust. 3 i 4 oraz art. 6 ust. 2 ustawy             o ewidencji ludności.

ODBIORCY DANYCH

 

Odbiorcami danych są podmioty przetwarzające dane:

·          Centrum Personalizacji Dokumentów – w zakresie udostępniania danych z rejestru PESEL w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r.

·          Centralny Ośrodek Informatyki – w zakresie technicznego utrzymania rejestru PESEL i jego rozwoju w imieniu Ministra Cyfryzacji

·          Asseco Data S.A. z siedzibą przy ul. Podolskiej 21, 81-321 Gdynia, której powierzono dane w związku z asystą techniczną zintegrowanego systemu wspomagania zarządzania miastem w Urzędzie Miasta Piekary Śląskie;

·          LTC Sp. Z o.o. z siedzibą przy ul. Pabianickiej 159/161, 93-490 Łódź, której powierzono dane w związku z asystą techniczną elektronicznego systemu obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta Piekary Śląskie;

·          operator pocztowy lub kurier w celu przekazywania korespondencji papierowej.

 

Pani/Pana dane osobowe udostępnia się podmiotom:

·          służbom; organom administracji publicznej; sądom i prokuraturze; komornikom sądowym; państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych;

·          osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes prawny;

·          osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania zgody Pani /Pana zgody;

·          jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą;

przez:

·          Prezydenta Miasta Piekary Śląskie – z rejestru mieszkańców w trybie indywidualnych zapytań oraz zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-4, z rejestru PESEL w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 1-3;

·          Ministra Cyfryzacji – z rejestru PESEL w trybie zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1 oraz w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 4;

·          Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji - z rejestru PESEL,                 w zakresie wniosków o udostepnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r., w imieniu Ministra dane udostępnia podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-3 w trybie indywidualnych zapytań Centrum Personalizacji Dokumentów.

Pani/Pana dane Prezydent Miasta Piekary Śląskie udostępnia także stronom postępowań administracyjnych prowadzonych na podstawie ustawy o ewidencji ludności i Kodeksu postępowania administracyjnego, których jest Pan/Pani stroną lub uczestnikiem w trybie udostępnienia akt tych postępowań.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Zgodnie z art. 12a ustawy o ewidencji ludności dane osobowe zgromadzone w rejestrze mieszkańców oraz w rejestrze PESEL przetwarzane są bezterminowo.

 

Dane zgromadzone w formie pisemnej są przetwarzane zgodnie z klasyfikacją wynikająca z jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r.: dokumentacja spraw z zakresu ewidencji ludności po 50 latach jest oceniana pod kątem możliwości zniszczenia natomiast dotycząca aktualizacji danych w ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach;

·          dokumentacja spraw meldunkowych niszczona jest po 10 latach;

·          dokumentacja spraw związanych z udostępnianiem danych i wydawaniem zaświadczeń z ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach.

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci.

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

siedziba: Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych 

Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa

Telefon: 22 531 03 00

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani / Pana dane do rejestru PESEL wprowadzane są przez następujące organy:

-         kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do tych aktów zmiany, a także wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska,

-         organ gminy dokonujący rejestracji obowiązku meldunkowego,

-         organ gminy wydający lub unieważniający dowód osobisty,

-         wojewoda lub konsul RP wydający lub unieważniający paszport,

-         wojewoda lub minister właściwy do spraw wewnętrznych dokonujący zmian w zakresie nabycia lub utraty obywatelstwa polskiego.

Rejestr mieszkańców zasilany jest danymi z rejestru PESEL.

INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH

Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy o ewidencji ludności (art. 8 i 10 ustawy). W przypadku działania na wniosek odmowa podania danych przez ich posiadacza skutkuje niezrealizowaniem żądania nadania lub zmiany numeru PESEL, zameldowania, wymeldowania, rejestracji wyjazdu, powrotu  lub udostępnienia danych. Nie wykonanie obowiązku meldunkowego przez cudzoziemców nie będących obywatelami państwa członkowskiego UE                                lub członkami ich rodzin zagrożone jest karą grzywny.

 

 

FORMULARZE :

- wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL