Nazwa:                                                

Wydział Organizacyjny

Adres:                                                

ul. Bytomska 84

41-940, Piekary Śląskie

p. 4, 10 - Kancelaria ogólna

p. 212 - Referat organizacyjny

p. 304 - Referat gospodarczy

ul. Bytomska 92

41-940, Piekary Śląskie

Piwnica - Archiwum

 

Kontakt:                                               

Kancelaria Ogólna: 32/3939325, 32/3939411, 32/7761430

Archiwum: 32/3939306

Referat Gospodarczy: 32/3939350, 32/3939380, 32/3939385,

Referat Organizacyjny: 32/3939383, 32/7761482

 

Zadania:                                             

jak w regulaminie organizacyjnym

 

Naczelnik:                                             

Sebastian Dobosz

 

Wydział Organizacyjny.

 

Do zadań, kompetencji i obowiązków Wydziału Organizacyjnego należą w szczególności:

Referat Organizacyjny

1) tworzenie i aktualizacja regulaminu organizacyjnego Urzędu,

2) prowadzenie rejestru dokumentów związanych ze stanem prawnym jednostek organizacyjnych Miasta (statuty, regulaminy),

3) prowadzenie rejestru dokumentów związanych z przystąpieniem Miasta do udziału w związkach i porozumieniach,

4) prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz koordynowanie spraw w tym zakresie,

5) prowadzenie rejestru wniosków, uwag oraz interwencji posłów i senatorów oraz koordynowanie spraw w tym zakresie,

6) prowadzenie rejestru przyjęć stron oraz koordynowanie spraw w tym zakresie,

7) prowadzenie rejestru zarządzeń Prezydenta Miasta Piekary Śląskie i Prezydenta Miasta Piekary Śląskie – Kierownika Urzędu Miasta,

8) prowadzenie rejestru poleceń służbowych,

9) prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez Prezydenta, pracownikom Urzędu i kierownikom miejskich jednostek organizacyjnych, a także coroczne przekazywanie naczelnikom wykazu upoważnień/pełnomocnictw ich pracowników, w celu weryfikacji ważności przedmiotowych dokumentów i zasadności ich posiadania,

10) prowadzenie rejestru upoważnień do przetwarzania danych osobowych udzielanych przez Administratora,

11) prowadzenie dokumentacji w ramach kontroli zewnętrznych, przygotowywanie zbiorczych odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne, w tym rejestr kontroli,

12) obsługa kontroli zewnętrznych,

13) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej oraz informacji sektora publicznego w celu ponownego wykorzystania, w tym prowadzenie rejestru wniosków oraz decyzji odmawiających udzielenia informacji,

14) prowadzenie postępowań w sprawach rzeczy znalezionych,

15) organizowanie służby przygotowawczej dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym,

16) prowadzenie spraw związanych z używaniem herbu i hejnału Miasta,

17) prowadzenie spraw z zakresu współpracy z podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym,

18) współdziałanie z organami ścigania i wymiarem sprawiedliwości,

19) prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi,

20) koordynowanie spraw związanych z Głównym Urzędem Statystycznym,

21) koordynacja nieodpłatnej pomocy prawnej/nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego na terenie powiatu,

22) prowadzenie rejestru petycji oraz koordynowanie spraw w tym zakresie,

23) prowadzenie rejestru czynności przetwarzania dla Urzędu Miasta Piekary Śląskie,

24) prowadzenie rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora,

25) rozpatrywanie wniosków:

a) o sprostowanie danych,

b) o usunięcie danych,

c) o ograniczenie przetwarzania,

d) o przeniesienie danych,

e) o wyrażenie sprzeciwu.

26) opracowywanie informacji międzysesyjnej,

27) opracowywanie raportu o stanie miasta,

28) prowadzenie dokumentacji związanej z powoływaniem:

a) Zespołu Interdyscyplinarnego realizującego działania na rzecz przeciwdziałania przemocy domowej.

b) Powiatowej Rady Osób Niepełnosprawnych,

c) Powiatowej Rady Rynku Pracy.

 

Referat Gospodarczy

1) administrowanie budynkami Urzędu,

2) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem budynków Urzędu,

3) planowanie remontów w administrowanych budynkach Urzędu,

4) zapewnienie właściwej estetyki oraz utrzymywanie porządku i czystości w budynkach Urzędu oraz w ich otoczeniu,

5) zaopatrzenie budynków w media,

6) prowadzenie gospodarki materiałowej dla potrzeb Urzędu,

7) realizowanie za gotówkę zakupów wynikających z potrzeb Urzędu,

8) prowadzenie ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych znajdujących się w budynkach Urzędu z wyłączeniem sprzętu informatycznego,

9) przeprowadzenie przekazań i użyczeń majątku Urzędu,

10) zlecanie spraw związanych z eksploatacją samochodów służbowych,

11) zawieranie umów na usługi telefonii stacjonarnej i komórkowej w tym koordynowanie obsługi telekomunikacyjnej Urzędu,

12) prowadzenie spraw związanych z prenumeratą prasy i zakupem pozycji książkowych dla potrzeb Urzędu,

13) zlecanie publikacji ogłoszeń w prasie lokalnej i ogólnokrajowej,

14) wydawanie legitymacji służbowych dla pracowników Urzędu,

15) prowadzenie spraw dotyczących tablic urzędowych, informacyjnych oraz pieczątek i pieczęci,

16) planowanie budżetu na administrowanie budynkami Urzędu,

17) zlecanie przeglądów sprzętu przeciwpożarowego,

18) prowadzenie spraw związanych z ochroną budynków Urzędu,

19) koordynowanie pracy gońców roznoszących korespondencje na terenie miasta,

20) prowadzenie spraw związanych z wyposażeniem lokali obwodowych komisji wyborczych/komisji ds. referendum oraz przygotowaniem ich do wyborów i referendów, w tym współpraca w ww. zakresie z placówkami i instytucjami, w których organizowane są lokale obwodowych komisji wyborczych/ komisji ds. referendum.

 

Kancelaria ogólna

1) przyjmowanie, wysyłanie, rejestracja, segregacja oraz przekazywanie korespondencji,

2) prowadzenie biura podawczego,

3) rejestracja faktur przychodzących do Urzędu,

4) wydawanie druków wniosków urzędowych,

5) informowanie o wysokości opłat za podstawowe dokumenty urzędowe,

6) prowadzenie Punktu Informowania Mieszkańców,

7) udostępnianie aktów prawnych.

 

Archiwum Zakładowe

1) przyjmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych,

2) prowadzenie ewidencji dokumentacji oraz jej przechowywanie i zabezpieczanie,

3) udostępnianie dokumentacji,

4) przekazywanie materiałów archiwalnych kategorii „A” do archiwum państwowego,

5) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B”,

6) opracowywanie rocznych sprawozdań dotyczących wykonanych czynności,

7) koordynowanie czynności kancelaryjnych wewnątrz urzędu oraz prowadzenie spraw związanych z rozszerzeniami dotyczącymi JRWA